Het Nieuwe Vergaderen

Het nieuwe vergaderen

Tegenwoordig kijkt men in een bedrijf steeds meer naar de effectiviteit van genomen acties en handelingen. Nog niet zo heel erg lang geleden is ontdekt dat vergaderen veel effectiever kan. Maar hoe dan, hoor ik u vragen. Er zijn een aantal simpele Do’s en Don’t die het vergaderen een stuk plezieriger en effectiever maken.

Do:

Om effectief vergaderen te bevorderen is het handig om oude rituelen weg te gooien. Vergadert u iedere dinsdag van vier tot zes? Verander dan als eerste de dag en het tijdstip.

Zorg ervoor dat de vergadering prikkelt en inspireert. Na een halfuur is de spanningsboog van u en uw collega’s wel op. Zorg er dan voor dat u wat inspirerends of prikkelends kunt vertellen of laten zien.

Ieder agendapunt moet overzichtelijk en gestructureerd besproken worden. Zorg daarom voor een goede inleiding er punt waarin je het doel, de aanpak en de hoeveelheid tijd vermeld.

De rondvraag aan het einde van een vergadering mondt soms onverwacht uit in een nieuwe vergadering. Experimenteer daarom eens en vervang de rondvraag door de ronde ‘agendapunten opstellen voor de volgende vergadering’.

De notulen en de actielijst wordt niet altijd (zorgvuldig) uitgewerkt. Om ervoor te zorgen dat uw collega’s ook daadwerkelijk hun afspraken nakomen, is het verstandig de actielijst binnen 24 uur naar alle betrokkenen te sturen.

Don’t:

Een sowieso ergerlijk punt: Vergaderingen die uitlopen of die geen afgesproken eindtijd hebben. Zo kan je een hele dag blijven praten en vergaderen zonder dat iemand er ook maar iets mee opschiet. Te laar beginnen kan ook dodelijk zijn voor een vergadering. Zorg ervoor dat er netjes op tijd begonnen wordt met de vergadering.

Bij het doorbreken van rituelen hoort ook het weggooien van oude patronen. U vergaderde dus iedere dinsdag van vier tot zes. Maar was er dan ook altijd iets nuttigs te zeggen? Ga nooit vergaderen omdat de vergadering nu eenmaal al gepland is, de ruimte geboekt etc. Dat levert niets op.

Sommige onderwerpen zullen niet altijd voor iedereen even interessant zijn. Probeer je dan ook niet met het onderwerp te bemoeien. Als iedereen overal zijn mening over gaat geven, duurt een vergadering een eeuwigheid. Degenen die iets met het onderwerp van doen hebben, weten wat ze moeten doen.

Als u en uw collega’s deze simpele trucjes toepassen, zult u merken dat vergaderen niet meer zo’n straf zal zijn. Maak uw vergadering weer effectief en prikkelend met deze tips!